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1．電子メールのツボ
1.7 適した署名をつける 電子メールには、差出人の氏名・メールアドレスなどの入った、署名（シグネチャー）という文字列を付けることが常識となっています。 差出人の名前とメールアドレス程度であれば、メール送信人が誰かを見れば、わかることが多いですが、メールソフトの環境や、メールの使い方によっては、情報が見えなくなる場合もあります。電子メールには、相手を思いやることが不可欠ということを忘れてはなりません。 署名には、最低限必要な要素として、所属、氏名とメールアドレスがあります。 場合によっては、電話やFAX番号も必要です。また、住所やURLが必要な場合もあるでしょう。 ネチケットによると、署名は４〜５行程度以下がよいとされます。多くても６〜８行までには、おさえたいところです。 メールソフトに、複数の署名をあらかじめ設定できることが望ましいです。ソフトにそのような機能がない場合、氏名とメールアドレス程度であれば、日本語入力辞書に、短文として記憶させて使うという工夫で、しのぐこともできます。 これらを以下のように、内容に応じて使い分けたいところです。
さらに、場合によっては、サイトの URL を紹介しておきたい場合もあるでしょうし、海外用というのも、必要とする場合があるでしょう。 要するに、メールは１通１通、相手と内容に応じて、署名まで考えて、使い分けたい重要な要素なのです。 |
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[author's voice] 「読んでもらう人の身になって」ていねいに、読み易いメールを心がけることは、電子メールの基本ともいえます。 そんな中で、署名や件名のないメールというものは、「マナーもなにもない」と言われても、仕方がありません。 パソコンは誰にでも使えるものとして、日々進化をしています。ですが、「何も知らなくても使える道具」ではないのです。特にビジネスの場では、ルールやマナーが必要。なにも電子メールのことだけに限った話ではないはずです。 |