電子メールの基本機能を知る

1．電子メールのツボ
　1.10　電子メールの基本機能を知る

電子メールの基本的な機能は、送信、受信、返信、転送の４つといえます。

送信メールは相手の立場を考えて送る
以下の点に気を付けて、メールを送信しましょう。
- 件名を忘れない
  件名がなくても、電子メールを送ることはできる。だが件名がないと、受信した人にとっては不便。受信した人にとっては、その他のメールと区別することに、手間取る。つまり、件名のないメールを送られた人にとっては、全てのメールが扱いづらくなる。
- 送ったメールは取り消せない
  一旦送ってしまったメールを、取り消すことはできません。しっかりと確認することはもちろんですが、万が一、間違えて送ってしまったことに気づいたら、その時点ですぐに訂正のメールを送るようにしたい。
- ファイルを送るときは、相手の環境を考える
  電子メールには、他のソフトで作ったデータファイルや、デジタルカメラで撮った画像などを添付して送ることができる。ただし、相手側にそのファイルを開くソフトがなければ、読むことはできない。相手の環境を考えて、ファイルを添付するようにする。
受信したメールの処理は迅速に
届いたメールは、できるだけ早めに読む。返事を書いたり転送をしたりという処理も、すぐに行いたい。後で返事を書こうと思って、忘れてしまうことがないように。
返信メールの件名は変えない
返信メールには、メールの件名の先頭に「Re:」が付く。これは、Reply（返事）の略である。件名は変えないでそのままにしておく。そうすることで、返事をもらった人は、どのメールに対する返事なのか、判断しやすくなる。
転送メールにはメッセージを添える
第三者に転送を行う場合、「ご参考までに転送します」などの、転送を行う目的を表すメッセージを入れる。受信者にとって、何のために転送されてきたのか、すぐに理解できるようにしておく。

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仕事でメールをしていると、自宅などから、仕事場の自分のメールアドレスに、データを送るというような場面もあるでしょう。その場合も、その内容が何かわかるようにしておくことは、必要です。

会社から与えられたメールアドレスに来るメールは、プライベートな扱いをしてはいけません。メールアドレスは会社の資産の一部です。
また、ビジネスメールというものは、基本的に１通たりとも削除しないほうがよいのではないでしょうか。情報伝達の記録であり、証拠でもあるのですから。