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電子メール(ビジネスメール)の書き方

1.電子メールのツボ
 1.1 はじめに

プライベートなメールであれば、

明日、仕事がそこそこで終わりそうであればなんですけど、
もしよければイタ飯でもご一緒しません?(^-^)

なんていうようなメールもいいかもしれません。
ですが、携帯電話のメールから、電子メールを活用し始めた人や、日頃メールを書き慣れない人にとって、いざメールで仕事の連絡をしようというような状況になると、どのように書いていいものか、改めて戸惑ってしまう人も多いようです。

電子メールの特性を考えて、きちんとしたビジネスメールを作るための手法を挙げてみます。

ここではっきりとしておきたいことが、ひとつあります。

小中学校などで習った文章と、メールなどのデジタル文書とは、書き方が異なる

ということです。


基本の基本として、送信時に必ず
  • 宛先(メールアドレス)
  • 件名
  • 署名
  • 本文内容
の確認を行う習慣をつけましょう。

[author's memo]
明日のご都合はいかがですか?

上の1文の文末にある、「?」(疑問符)に、違和感を感じられる方は、少ないのではないでしょうか。国語の教科書に普通に現れる文章の中で、「?」というのは、記憶がありません。ですが、相手に答えを求める場合、「?」ひとつ付けるだけで、読んだ人は回答を求められていると分かります。
ひと目でわかる文章に仕上げるために、知らないうちにわたし達は、いろいろな工夫をしています。

ところで、電子メールは、送信してしまってからでは、取り返しがつかないものなのに、どう読んでみても、タイプミスをしたことが一目瞭然のメールを見ることがあります。自分のミスには、なかなか気がつかないもの。常に全くミスのない文章を書くということは、並大抵にできることではありません。しかし、ミスを減らす努力はしたいものです。

「書いたメールを読み返してから送信する」

この習慣だけは、つけたいものです。せっかく時間を使ってタイプしたメールが、台無しになることを避けるためにも。