1.電子メールのツボ
1.6 件名は短く具体的に
メールの件名は、送信者・受信者が、ともに内容を想像できるように、具体的に書かなくてはなりません。
メールを送信、受信した後で、その内容を読み返したくなることも、よくあることです。こういった使い方ができるのは、電子メールの利点でもあります。
- 簡潔に分かりやすく
通常、全角20文字以内程度がよい。あまり長いと読みづらく、メールソフトによっては、尻切れになってしまう。
- キーワードを含める
電子メールは、記録という性質も持ち合わせます。メールの中から必要なものを探すときも、キーワードが含まれていると、探しやすい。
例えば、議事録の内容につける件名を、「議事録」としてしまうと、いつ・なんのために行われた会議の議事録かがわからない。「QC活動委員会(2003/09/18)議事録」などとしておくと、検索がしやすくなる。
分かりにくい件名 |
分かりやすい件名 |
お願い |
毎朝新聞記事原稿(10/10付)送付のお願い |
資料送付の件 |
経営会議(9/15)資料送付 |
企画案 |
在庫管理システム企画案 |
お知らせ |
メールアドレス変更のお知らせ |
提案 |
出荷チェックルールの改善に対する提案 |
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送信者にとって、読み返してもらうような内容ではないメールであっても、他の重要なメールとすぐに区別ができるようにしておくことは、時間というかけがいのないものと、情報の整理という観点からも、必要なことです。
ですから、送信者にとっても受信者にとっても、重要なメールが1通でもある以上、どうでもいいメールというものは、存在しないのです。
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