電子メールの件名は短く具体的に

1．電子メールのツボ
　1.6　件名は短く具体的に

メールの件名は、送信者・受信者が、ともに内容を想像できるように、具体的に書かなくてはなりません。
メールを送信、受信した後で、その内容を読み返したくなることも、よくあることです。こういった使い方ができるのは、電子メールの利点でもあります。

簡潔に分かりやすく
通常、全角20文字以内程度がよい。あまり長いと読みづらく、メールソフトによっては、尻切れになってしまう。
キーワードを含める
電子メールは、記録という性質も持ち合わせます。メールの中から必要なものを探すときも、キーワードが含まれていると、探しやすい。
例えば、議事録の内容につける件名を、「議事録」としてしまうと、いつ・なんのために行われた会議の議事録かがわからない。「ＱＣ活動委員会(2003/09/18)議事録」などとしておくと、検索がしやすくなる。

分かりにくい件名	分かりやすい件名
お願い	毎朝新聞記事原稿(10/10付)送付のお願い
資料送付の件	経営会議(9/15)資料送付
企画案	在庫管理システム企画案
お知らせ	メールアドレス変更のお知らせ
提案	出荷チェックルールの改善に対する提案

送信者にとって、読み返してもらうような内容ではないメールであっても、他の重要なメールとすぐに区別ができるようにしておくことは、時間というかけがいのないものと、情報の整理という観点からも、必要なことです。
ですから、送信者にとっても受信者にとっても、重要なメールが１通でもある以上、どうでもいいメールというものは、存在しないのです。

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[author's voice]
よく「～の件」「～について」というような件名を付けることがあります。
後に述べますが、「まずは削除してみる」という考え方が、読み易くします。件名に関しても同じで、書類のタイトルに、「～の件」とは書きませんよね。書類作成時のタイトルといった観点で考え直してみるのも、わかりやすい件名の付け方のコツだと思います。

ごく稀に、件名のないメールを見ますが、言うまでもなく、（内容如何に関わらず）自分の整理のためにも、ゴミ箱行きにしたくなりますよね。
もしこれがビジネスメールなら、「あなたとは、おつきあいしたくない」という気持ちを持たせる原因のメールということにも、なるかもしれません。気を付けてください。