1.電子メールのツボ
1.7 適した署名をつける
電子メールには、差出人の氏名・メールアドレスなどの入った、署名(シグネチャー)という文字列を付けることが常識となっています。
差出人の名前とメールアドレス程度であれば、メール送信人が誰かを見れば、わかることが多いですが、メールソフトの環境や、メールの使い方によっては、情報が見えなくなる場合もあります。電子メールには、相手を思いやることが不可欠ということを忘れてはなりません。
署名には、最低限必要な要素として、所属、氏名とメールアドレスがあります。
場合によっては、電話やFAX番号も必要です。また、住所やURLが必要な場合もあるでしょう。
ネチケットによると、署名は4〜5行程度以下がよいとされます。多くても6〜8行までには、おさえたいところです。
メールソフトに、複数の署名をあらかじめ設定できることが望ましいです。ソフトにそのような機能がない場合、氏名とメールアドレス程度であれば、日本語入力辞書に、短文として記憶させて使うという工夫で、しのぐこともできます。
これらを以下のように、内容に応じて使い分けたいところです。
内容 |
署名 |
単純な連絡 |
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太田一郎
株式会社エービーシー不動産 営業部
ichiro_ohta@abc.co.jp
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電話での相談が必要になる可能性がある
FAXで資料を送ってもらう必要がある |
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太田一郎 株式会社エービーシー不動産 営業部
E-mail : ichiro_ohta@abc.co.jp
Tel : 06-6666-6666 FAX : 06-6666-6667
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資料を郵送してもらう必要があるかもしれない |
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太田一郎 株式会社エービーシー不動産 営業部
ichiro_ohta@abc.co.jp
〒500-5555 大阪市北区城上町1-2-3
Tel : 06-6666-6666 FAX : 06-6666-6667 |
最小限の情報を入れた署名 |
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太田一郎 株式会社エービーシー不動産 営業部
ichiro_ohta@abc.co.jp |
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さらに、場合によっては、サイトの URL を紹介しておきたい場合もあるでしょうし、海外用というのも、必要とする場合があるでしょう。
要するに、メールは1通1通、相手と内容に応じて、署名まで考えて、使い分けたい重要な要素なのです。
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