適度に改行と段落を行う

1．電子メールのツボ
　1.9　適度に改行と段落を行う

ネチケットによると、１行に書く文字数は、60～70桁、全角で30～35文字以下がよいとされています。

だらだらと横に続くメールは、読みづらいだけでなく、環境によっては横スクロールをしなければならなかったり、引用がしづらくなります。適宜、改行を行うことは、本文の書き方としては、基本的な事項です。

段落も必ず意識して使いましょう。１段落は、５文（句点が５つ）程度までにするのが、読み易く、以下のような使い方をします。

[ 文例１ ]

弊社ではこの度、皆様からの声を、より反映した新製品を発表させていただく運びとなりました。現行製品のインターフェイスを一から見直し、操作性の向上を図り、各ユーザーがカスタマイズできる機能も持たせました。また、操作時における反応速度を、平均40％向上させ、これまで信頼をいただいておりました安定性もなんら損なうことがありません。しかもご採用いただきやすい従来と同程度の価格です。詳しくは、後日、資料を持って伺わせていただく予定ですので、よろしくお願い致します。

↓段落を使うだけで、読みやすくなる

[ 文例２ ]

弊社ではこの度、皆様からの声を、より反映した新製品を発表させていただく運びとなりました。

現行製品のインターフェイスを一から見直し、操作性の向上を図り、各ユーザーがカスタマイズできる機能も持たせました。また、操作時における反応速度を、平均40％向上させ、これまで信頼をいただいておりました安定性もなんら損なうことがありません。しかもご採用いただきやすい従来と同程度の価格です。

詳しくは、後日、資料を持って伺わせていただく予定ですので、よろしくお願い致します。

２番目の文書も、じゅうぶんに読み易いとは言い難いものがありますが、段落を使うだけで、読みやすさはずいぶんと違うものです。

[ 文例３ ]

　弊社ではこの度、皆様からの声を、より反映した新製品を発表させていただく運びとなりました。
　現行製品のインターフェイスを一から見直し、操作性の向上を図り、各ユーザーがカスタマイズできる機能も持たせました。また、操作時における反応速度を、平均40％向上させ、これまで信頼をいただいておりました安定性もなんら損なうことがありません。しかもご採用いただきやすい従来と同程度の価格です。
　詳しくは、後日、資料を持って伺わせていただく予定ですので、よろしくお願い致します。

文例３は、国語の教科書などで習った段落の使い方で、字下げをしてあります。ですが、文例２と比べると明らかなように、字下げを使った段落は、デジタル文書、特に電子メールでは、読み易くありません。
１行を空けることが、段落を意味しているのですから、文例２のように表現すれば、わざわざ字下げをする必要はありません。

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[author's voice]
一連の電子メールの説明で、メールの文書に相当する箇所は、背景白色を使っています。また、HTMLのソースとしては、改行していませんが、１行が70桁（全角35文字）程度になるように、意図をして作成しています。