１つのメールで１つのテーマ

1．電子メールのツボ
　1.12　１つのメールで１つのテーマ

１通の電子メールには、１つのテーマが原則です。特に受け取った人には、メールを分類して保存するときも、件名と中身が一致するため、整理がしやすくなります。混乱を招かないためにも、この原則を守りましょう。

件名：配送チェック効率化プロジェクト進捗状況

業務部　小林様

品質管理課の斉藤です。
出荷時のミスを減少させようという今回のプロジェクトですが、品質管理課も製造部、配送部に協力し、品質チェック時のバーコードを、そのまま出荷時のロットナンバーコードと合わせ、商品追跡の手順を減らせることになりました。ロットコードナンバーの整理にも一役買い、細かなところでは、チェックシートの共有化という省資源化にも有効です。
実用の見込みが立ちましたので、お知らせしておきます。

ところで、最近は、現場担当者同士が、ゆっくりと顔を合わせて話をする時間が減っていると感じています。ちょうど時期でもありますので、12月4日に忘年会を行おうという話が出ています。（以下略）

↓メールを分ける

件名：忘年会

業務部　小林様

最近は、現場担当者同士が、ゆっくりと顔を合わせて話をする時間が減っていると感じています。ちょうど時期でもありますので、12月4日に忘年会を行おうという話が出ています。（以下略）

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[author's voice]
受信したメールは、用件のテーマ毎や、差出人毎などに上手に分類をしておきましょう。
コンピュータを使って仕事をする場合、作成したファイルを、上手にフォルダに分類しておくと、いざそのファイルが必要なときに、容易に探すことができます。メールについても、まったく同じことがいえます。
受信箱にたくさんのメールが溜まっていることは、決していい状態ではありません。受信したメールを削除するのではなく、移動して整理しておくことが、メールソフトの使い勝手をもよくします。