1．電子メールのツボ
　1.13　５Ｗ１Ｈで確認

いまさらですが、情報には上記の要素をきちんと伝えようという意識が大切です。
５Ｗ１Ｈの全ての要素がいつも含まれていなければならない、ということはありませんが、必要な情報が欠けてしまっては、受信者が迷ったり、確認や質問のメールを出さなくてはなりませんので、ビジネスコミュニケーションツールとしての効率が悪くなります。

要素が抜けているメール

↓Whenが抜けている

箇条書きにして、情報の抜けをなくしたメール

箇条書きにすると、抜けている情報に気づきやすくなるとともに、メールを受け取った人にとっても、内容を理解しやすいという利点があります。箇条書きできる事柄は、積極的に箇条書きにする習慣をつけましょう。

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[author's voice]
質問が返ってくるメールは、なにかの情報が抜けているのです。
上の例のような、社内連絡のメールでは、暗黙の了解というものが多く存在するケースがあります。例えば、なぜ業務本部がＱＣ活動の発表を行い、どこで発表するのかというような情報がありません。

通例に従ってという場合、特に社内での連絡であれば、省略しても、それで済んでしまうでしょう。ですが、社外に対しては、事細かく書いておかないと、失礼になってしまう場合も多いはず。

情報が多くなればなるほど、だらだらと書かれては、読む方もたいへんです。箇条書きをして、読み手に優しい文書に仕上げたいものです。