送ってはいけないメール

1．電子メールのツボ
　1.14　送ってはいけないメール

適した件名のないメールなどのことは、別ページで述べました。それ以外にも、知っておくべき、ことがらがあります。以下のようなメールも、送らないように気をつけましょう。

■機種依存文字

使ってはいけない文字があります。機種依存文字といわれるものがそのひとつ。「機種依存文字劇場」に、詳しく解説されています。自分の環境で、使ってはいけない文字は、しっかりと頭にたたき込んでおくことをお薦めします。

これと似たことを挙げると、携帯電話のメールで、docomo の絵文字を au に送っても、どういう絵なのか、文字化けして読めないのと同じです。それが、絵文字ではなく、普通の文字で起こるのです。

よく見かけるものとしては、

丸付き数字
(株)やkg、cmを１文字で表した文字
IIやIVなどを１文字で表した文字
カギ括弧の半角や、句読点の半角のほか、半角カタカナ

などがあります。きちんとした知識を持っておきたいところです。

■HTML形式のメール

HTMLメールはやめましょう。Outlook Expressなどでは、最初からHTML形式のメールが設定されていますので、注意が必要です。

HTMLメールは、文字に色を付けたり、フォントを変えたりすることができます。ですが、相手の環境は自分の環境とは違うと考えてください。HTMLメールを読めないメールソフトも多数あります。また、余分なデータを送ることになり、相手に対して、メールを受信する時間、ハードディスクの容量を無駄に使うということにもなります。

そしてなによりも、HTMLメールのHTMLファイルは、添付ファイルですから、コンピュータウイルスに冒されていないかという、不安を持たせることにもつながります。

Outlook Express で HTML形式のメールを送らないように設定するためには、[オプション]メニューの中の[送信]タブをクリックすると、設定を行うところがあります。テキスト形式でメールを送るように設定を行うことをお薦めします。

HTMLメールを送らないということは、マナーです。ビジネスの場において、マナーを欠かないようにしましょう。

■むやみにファイルを添付しない

電子メールには、ファイルを添付して送ることができるという利点があります。しかし、むやみにファイルを添付することは避け、きちんと判断をした上で、添付しましょう。

相手が開けるファイルであること
パソコンは「パーソナル・コンピュータ」ですから、１台１台にインストールされているアプリケーションが異なったり、使えるフォントが違ったりすることがよくあります。相手が開けないファイルを送ると、送られた人は、困ってしまうだけです。相手の環境を分かった上で、ファイルを添付しましょう。
メールボックスの制限
プロバイダなどのメールボックスには、通常、容量制限があります。大きなファイルを送りつけて、メールボックスをパンクさせたり、容量制限を超えると、他のメールも届かなくなります。レンタルサーバーなどを使っている場合も、制限に違いはありますが、無制限なメールボックスというものは、あり得ません。大きなデータファイルを送るときは、じゅうぶんに気をつけましょう。
HDDの無駄・時間の無駄
不要なファイルを送られると、HDD（ハードディスク）の無駄づかいになります。いくらHDDが大容量化しているとはいえ、特にビジネスの場では、失礼になりかねません。必要なファイルであればいいのですが、そうでなければ、受信する時間も無駄にさせてしまいます。

インターネットは、利用者の共有資源です。回線の増強は、主にプロバイダによって費用が捻出され、そのお金は、プロバイダ加入者から出ています。
インターネット利用者は、誰もが快適にインターネットを利用したいと望んでいます。意味のない大きなデータをインターネットに流して、資源を無駄に使わないようにしましょう。自分はブロードバンドを利用していると言っても、速いのは、パソコンからプロバイダまでの間です。インターネットには、数千万台のサーバーがあり、回線があるのです。

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[author's voice]
相手が自分と同じ環境だということは、まずありません。なぜなら、パソコンは、「パーソナル・コンピュータ」であり、各個人が使い始めた瞬間から、それぞれコンピュータ内の状態に差がでます。アプリケーションをインストールすると、フォントが追加してインストールされたりすることも、しばしばです。基本的に相手の環境は、自分の環境とは異なると考えるべきでしょう。