重要な用件から書く

2．電子メールの基本パターン
　2.2　重要な用件から書く

ビジネス文書では、多くの場合、重要な用件や結論を最初に書くことが基本です。読み進まないと、重要な用件や結論が出てこないというのは、いけません。文書全体の焦点がぼけてしまいます。

特に電子メールでは、できるだけ短時間で、必要な内容を読み取ってもらえる工夫が必要です。

結論が最後に出てくるメール

件名：年会費振り込みのお願い

佐藤様

いつもお世話になります。オーシャンフィッシングクラブの斉藤です。

年会費の件ですが、最後の方の振り込みを行っていただくまで、年会費の事務作業が収束せず、今年度の名簿発行もできません。
また、次の段階では、郵便による督促をさせていただくことになり、余分な費用もかかってしまいます。

今年度会費の振込期限は、3月15日とさせていただいておりましたが、まだ半数近くの方から、お手続きをいただいておりません。期限を4月10日までと延長しますので、早めの振込手続きにご協力ください。

よろしくお願いいたします。

↓文章を組み立てなおす

結論が最初に出てくるメール

件名：年会費振り込みのお願い

佐藤様

いつもお世話になります。オーシャンフィッシングクラブの斉藤です。
年会費の振込みを、3月15日までにお願いしていましたが、4月10日まで延長させていただきます。早急に振込手続きをいただきますよう、お願い申し上げます。

最後の方にお振込をいただくまで、年会費についての事務作業が収束せず、今年度の名簿も発行ができません。また、次の段階では、郵便で督促をさせていただくことになり、余分な費用もかかります。
まだお手続きをいただいていない方が数名おられますので、期限を延長しましたが、何卒スムーズな運営にご協力ください。

よろしくお願いいたします。

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[author's voice]
余分なものは、とりあえず削除してみる。
読みやすいメールを書こうとすることと、ていねいな文書を書こうとすることとは、また別のことです。ていねいに細かく、状況を把握してもらおうとあれこれ書いてしまうと、心情は伝わっても、肝心なことを読み取るのに時間を取らせます。

殺伐とした事務的な連絡を進めるわけではありません。効率よく仕事を進め、浮かせた時間で、顔を合わせてコミュニケーションを深め、いい仕事、いい関係につなげていただければと思います。

まず「とりあえず削除してみる」ことから、内容や文書を整理してみてはいかがでしょうか。

昔、学校で習った「起承転結」は、メールでは忘れてください。ビジネス文書では「結承起提」とも言われます。