相手の身になって記述する

2．電子メールの基本パターン
　2.3　相手の身になって記述する

自分の立場からではなく、相手の立場に立って、分かりやすく説明をするということも、必要です。

下は、わかりやすい例として、自社への道順を説明している例です。しかし、相手の知らないことを説明するようなメールであれば、事細かに、用語も噛みくだきながら説明をしなければならないことが多いです。

分かりにくい道順の説明

件名：打ち合わせ場所と時間

株式会社ＡＢＣコンピューティング
企画部　斉藤一郎様

お世話になります。ピーコックの竹田です。
21日(月)10時からの打ち合わせですが、当社にご足労いただけるとのこと、恐縮です。

当社は、第３平成ビルの８階にあります。第３平成ビルに入ると、すぐにエレベーターホールがありますので、それをご利用いただき、８階まで上がり、受付で竹田をお呼び出しくださいますよう、お願いいたします。
第３平成ビルは、地下鉄谷町線の夕陽丘駅で下車して、３番出口を上がって、右方向にまっすぐ、徒歩約２分の所にあります。

（以下略）

↓文章を組み立てなおす

分かりやすい道順の説明

件名：打ち合わせ場所と時間

株式会社ＡＢＣコンピューティング
企画部　斉藤一郎様

お世話になります。ピーコックの竹田です。
21日(月)10時からの打ち合わせですが、当社にご足労いただけるとのこと、恐縮です。

当社は、地下鉄谷町線の夕陽丘駅で下車して、３番出口を上がって、右方向にまっすぐ、徒歩約２分の所にあります、第３平成ビルの８階にあります。
ビルに入ると、すぐにエレベーターホールがありますので、それをご利用いただき、８階まで上がり、受付で竹田をお呼び出しくださいますよう、お願いいたします。

（以下略）

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[author's voice]
操作や手順を説明しようとする場合、上の例のように文章を組み立てるのではなく、見やすくすることが必要です。

Windows の [スタートボタン] → [プログラムメニュー] → [アクセサリ] → [システムツール] → [ディスクデフラグ]
最適化したいドライブを選んで、[最適化] ボタンをクリックします。

この例のように、手順を追って書きやすい場合であるにも関わらず、文章でだらだらと説明されると、メールを元に実作業をしようとする人は、再度、整理しなおさなくてはなりません。