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2．電子メールの基本パターン
2.5 異質な情報をまとめる
ひとつのことを連絡しようとすると、その情報に関するいろいろな情報が付随して来ることが多いです。補足的な、参考扱いできる情報は、視覚的にも分かりやすく示すといいでしょう。
読む側にとっては、どこが重要な情報で、なにが補足的な情報か、わかりやすくなり、理解の効率もあがります。 このような異質な情報は、メールの最後に置き、罫線などで区別すると、認識しやすくなります。
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[author's voice] 情報を整理することは、コンピュータの得意技とも言われます。しかし、このページの例のように、コンピュータに入力する人が、頭の中で、紙を使って、あるいはキーボードをたたきながら情報を整理していくことが、始まりです。 コンピュータというのは、単なる道具です。けっして魔法の箱ではありません。机の引き出しを整理するように、情報も整理してあげれば活きます。整理できなければ、なかなか出てこないのは、どちらも同じです。 ましてや情報を相手に伝えようという場合においては、相手がその情報をスムーズに理解できるようにしておく努力を、惜しんではいけません。常に完璧にというのは、現実にはなかなか難しいと思います。ですが、全く整理されない情報を与えられた人にとっては、受け取ったものが「情報」ではなく、「厄介」になってしまうのではないでしょうか。 |