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2.電子メールの基本パターン
 2. 6 段落を意識した書き方

1.9 適度に改行と段落を行うでも触れましたが、同じ時間を使って電子メールを書くのであれば、相手に伝わりやすいように書くことを心がけるべきです。

 日本語の段落は、この段落のように、字下げをして始めます。しかし、デジタル文書、特に電子メールの場合は、字下げをするよりも、この文章全体のように、行間を空けたほうが、認識もしやすく、1バイトですが、データも小さくてすみます。

この段落というものを、上手に使うよう、心がけましょう。1段落は5文(句点が5つ)、1文は50〜60文字程度におさえると、読みやすさが増すようです。

件名:社内ブロードバンド化計画会議

企画部 小林様・製造部 中林様

営業部の斉藤です。

先日の会議で、社内ブロードバンド化の利用価値について、検討するようにとのことでした。当部署では、土橋がその方面に多少の知識を持っていますので、営業部からは今後、土橋が社内ブロードバンド化に関わる話には、顔を出します。よろしくお願い致します。ブロードバンド化は、インターネットで情報を検索する場合や、添付ファイルがある電子メールを送受信する場合などに、特に効果を発揮します。時間を短縮できるのは、とてもありがたいことだと私自身も考えます。また、それ以外にも、現在のダイヤルアップと比べると、定額制であるということも、メリットとなります。営業部ではお得意先の情報を収集したり、関連会社の情報、類似製品の情報を検索するなど、利用する場面は、けっこう多いのが現状です。当部署としては、大歓迎です。本日、別件で(有)ブロードセンターの川崎氏が来られましたので、少し話をしましたら、『会議に出席していただくだけ』ということも可能だとのこと。よく解らない者が集まって話をするよりも、話が早いと思います。専門の知識、経験をお持ちの方を交え、利用目的も明確にし、社内全体のブロードバンド化について、前向きに話し合う機会を持ちませんか? 営業部の会議室でよければ、今週の22(木),23(金)は終日、使用可能です。必要であれば、プロジェクターも使えます。ご意見をお聞かせください。

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プランAフィルム 営業部 斉藤
m.saito@plan-a-film.co.jp
 
↓段落を使うだけで、読みやすくなる
 
件名:社内ブロードバンド化計画会議

企画部 小林様・製造部 中林様

営業部の斉藤です。

先日の会議で、社内ブロードバンド化の利用価値について、検討するようにとのことでした。当部署では、土橋がその方面に多少の知識を持っていますので、営業部からは今後、土橋が社内ブロードバンド化に関わる話には、顔を出します。よろしくお願い致します。

ブロードバンド化は、インターネットで情報を検索する場合や、添付ファイルがある電子メールを送受信する場合などに、特に効果を発揮します。時間を短縮できるのは、とてもありがたいことだと私自身も考えます。また、それ以外にも、現在のダイヤルアップと比べると、定額制であるということも、メリットとなります。営業部ではお得意先の情報を収集したり、関連会社の情報、類似製品の情報を検索するなど、利用する場面は、けっこう多いのが現状です。当部署としては、大歓迎です。

本日、別件で(有)ブロードセンターの川崎氏が来られましたので、少し話をしましたら、『会議に出席していただくだけ』ということも可能だとのこと。よく解らない者が集まって話をするよりも、話が早いと思います。専門の知識、経験をお持ちの方を交え、利用目的も明確にし、社内全体のブロードバンド化について、前向きに話し合う機会を持ちませんか?

営業部の会議室でよければ、今週の22(木),23(金)は終日、使用可能です。必要であれば、プロジェクターも使えます。

ご意見をお聞かせください。

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プランAフィルム 営業部 斉藤
m.saito@plan-a-film.co.jp
 
↓段落をもう少し小さくしてみる
 
件名:社内ブロードバンド化計画会議

企画部 小林様・製造部 中林様

営業部の斉藤です。

先日の会議で、社内ブロードバンド化の利用価値について、検討するようにとのことでした。

当部署では、土橋がその方面に多少の知識を持っていますので、営業部からは今後、土橋が社内ブロードバンド化に関わる話には、顔を出します。よろしくお願い致します。

ブロードバンド化は、インターネットで情報を検索する場合や、添付ファイルがある電子メールを送受信する場合などに、特に効果を発揮します。時間を短縮できるのは、とてもありがたいことだと私自身も考えます。また、それ以外にも、現在のダイヤルアップと比べると、定額制であるということも、メリットとなります。

営業部ではお得意先の情報を収集したり、関連会社の情報、類似製品の情報を検索するなど、利用する場面は、けっこう多いのが現状です。当部署としては、大歓迎です。

本日、別件で(有)ブロードセンターの川崎氏が来られましたので、少し話をしましたら、『会議に出席していただくだけ』ということも可能だとのこと。よく解らない者が集まって話をするよりも、話が早いと思います。専門の知識、経験をお持ちの方を交え、利用目的も明確にし、社内全体のブロードバンド化について、前向きに話し合う機会を持ちませんか?

営業部の会議室でよければ、今週の22(木),23(金)は終日、使用可能です。必要であれば、プロジェクターも使えます。

ご意見をお聞かせください。

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プランAフィルム 営業部 斉藤
m.saito@plan-a-film.co.jp
[author's voice]
同じ内容でも、見栄えを変えることで、説得力や理解のしやすさが変わります。これはなにも電子メールに限ったことではなく、書類でもチラシでも同じことです。

ただ、電子メールの場合は、直接画像やPDFファイルなどを添付したり、HTMLメールを使わなければ、ポスターのような見栄えを作ることは、まず不可能です。そして、闇雲にファイルを添付したり、HTMLメールを送ることは、一般的には嫌われています。

となると、どのようにして整理した書き方に仕上げるのかということ以外は、考えることがありません。

段落は、そのひとつです。その他には、罫線をつけたり、インデント(字下げ)を使ったり、箇条書きを使うという方法などがあります。これらについては、後述します。