箇条書きで簡潔に・である調で引き締める

2．電子メールの基本パターン
　2.　7　箇条書きで簡潔に・である調で引き締める

単文、箇条書き、やさしい文体などを使って、読み手にやさしく簡潔な文書に仕上げましょう。日頃から簡潔な文書を書くことを心がけたいものです。

また、一般に電子メールは「ですます調」を使いますが、「である調」も併用することで、文を引き締めることができます。

「である調」を使うことができる場合

箇条書きの文
表の中の文
別記扱いの文
月報、週報、議事録、報告書など

件名：新規購入予定パソコンの仕様

総務部　日吉様

営業部の土橋です。

営業部で新規に導入するパソコンのことについて、お知らせいたします。
パソコンの用途として、現在、営業資料やプレゼン資料を作ることが必要となっています。動画の編集は、主に外部に委託しますが、再生は必須です。デモをする場合にも場合によっては使えるレベルのものを用意したいと考えます。これらのことから、現在、営業部にある環境も考慮し、Windows2000で動き、使用中のものよりも高スペックなパソコンを必要としています。

現在必要であると考えるスペックを記しますと、CPUはPentium4 2.3GHz程度がコストパフォーマンスもいいと思います。OSはWindows2000 Professional。画像や映像のファイルが大きいので、HDDは120GBは欲しいです。ビデオカードは、ソフトとの絡みでGeForceがいいようですが、詳細まではわかりません。メモリは512MB～1GB。ディスプレイは、価格がこなれてきている液晶17インチでいきたいと思います。

ソフトウェアに関しては、現在使用しているものをアンインストールし、新しいパソコンにインストールして使いますので、OS以外は特に新規購入の予定はございません。LANの設定は既存のネットワークに新たに追加することになります。

なお、現在使用しているコンピュータは、ファイルサーバとして、ネットワーク上で稼働する予定です。

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プランＡフィルム　営業部　土橋
tsuchihashi@plan-a-film.co.jp

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件名：新規購入予定パソコンの仕様

総務部　日吉様

営業部の土橋です。

営業部で新規に導入するパソコンのことについて、お知らせいたします。
新規導入の目的・用途は以下の通りです。
・営業資料やプレゼン資料を作る
・動画の再生
・場合によってはデモをする場合にも使える
・現在、営業部にある環境も考慮

[スペック]
OS　　　　　　：　Windows2000 Professional
CPU 　　　　　：　Pentium4 2.3GHz程度
HDD 　　　　　：　120GB
ビデオカード　：　GeForce（詳細不明）
メモリ　　　　：　512MB～1GB
ディスプレイ　：　液晶15インチ

*ソフトウェアに関しては、OS以外は特に新規購入の予定はありません。現在使用しているソフトをアンインストールし、新しいパソコンにインストールして使います。
*これまで使用してきたパソコンは、ファイルサーバとしてネットワーク上で稼働の予定です。
*LANの設定は、既存のネットワークに追加することになります。

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プランＡフィルム　営業部　土橋
tsuchihashi@plan-a-film.co.jp

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[author's voice]
文章を簡潔に書くことは、素早く書いて、素早く理解して読むということへと繋がります。もちろん、素早く理解して読めるようにすることは、書き手側の工夫次第です。

電子メールは伝達を主な目的としていますから、紙ベースのものよりも、より工夫が求められます。しかし、単純なテキストで構成するべき電子メールは、ワープロで文書を打つよりも、工夫が難しいかもしれません。

ですが、裏を返せば、電子メールを書く場合にできることは、数えるほどしかないことになります。それらをきちんと身につけ、上手に使えば、読み易い文書を作ることはできるはずです。

もし電子メールを書いたり、デジタル文書を書くときに、なにかにぶち当たってしまったら、もう一度そのことを思い出せば、きっと役に立つはずです。